KANBAN – como utilizá-lo na prática para gerenciar diversos projetos

Por Adriana Ortiz e Larissa Topper

A TopperMinds, consultoria formada por especialistas e parceiros seniores de mercado, tem profundo expertise sobre o novo comportamento de consumo digital e conta com uma metodologia própria de planejamento empresarial, de gestão de projetos e de transferência de conhecimento que, juntos, têm elevado significativamente o patamar de desempenho dos nossos clientes. A missão da TopperMinds é extrair o máximo valor das oportunidades mercadológicas dos nossos clientes a partir de uma visão com foco em inovação e em estratégias de integração das mais inovadoras iniciativas digitais.

E como gerenciamos tudo isso dentro da consultoria?

Seguimos a metodologia Agile, e sabemos que esse mindset está ficando cada vez mais popular dentro do mundo da gestão de projetos, pois trata-se de uma tecnologia de planejamento e gestão que realmente ajuda a mensurar e controlar com praticidade nossas tarefas do dia a dia e os grandes entregáveis de um projeto. Dentro do Agile, nós utilizamos um framework denominado SCRUM, com Sprints realizadas a cada 30 dias. A Sprint nada mais é do que o ciclo de tempo que serve como parâmetro para a criação dos cards, dos encontros e do prazo utilizado para a sistematização de todos os cards com ações e tarefas que avançam entre as fases “To Do”, “Doing” e “Done”.

Então, mas o que é o Kanban?

O Kanban é um método de organização criado no Japão pelas grandes empresas automotivas para facilitar a forma de ver o trabalho que estava sendo feito dentro das fábricas. Na prática, tratava-se de um grande cartaz que explicitava todos os passos do dia a dia de uma tarefa, projeto ou processo.

Basicamente, o Kanban divide um projeto complexo em algumas etapas. Na TopperMinds a Sprint dura 30 dias, o que significa que não criamos cards com atividades mais complexas ou futuras que extrapolem o período da Sprint. Além disso, nossos encontros são semanais, o que significa que nesse dia de atualização do Kanban, procuramos entender tudo que foi feito na semana anterior e movemos os cards entre “To Do”, “Doing” e “Done”.

Para ficar mais fácil de entender, colocamos abaixo as definições que usamos em nosso Kanban:

Backlog – É onde os grandes entregáveis do projeto são colocados.

To Do – Definimos tudo o que podemos concretizar da nossa metodologia dentro do período da Sprint. Dividimos todas as tarefas em pequenos entregáveis que vamos colocando no quadro do Kanban.

Doing – Colocamos no “Doing” os cards que serão feitos nos próximos sete dias e na semana seguinte, verificamos quais cards que estavam no “Doing” que poderão ser movidos para o “Done” e quais permanecerão no “Doing”, registrando, nestes casos, no próprio card a prorrogação da data de entrega.

Done – Colocamos todos os cards que já foram finalizados e acumulamos todos os cards até o final da Sprint para que, no final da Sprint, todos os cards possam ser tabulados.

Figura 1 – Exemplo de Kanban

KANBAN
PROJETO BACKLOG TO DO DOING DONE
Empresa 1 Lançamento da plataforma de E-commerce Documento comparativo das melhoras plataformas para o negócio Reunião com todos os parceiros de plataforma

Fonte: Elaboração própria

 

Vamos agora entender como tudo isso funciona na prática dentro da Topper Minds?

Como trabalhamos com equipes que podem ficar locadas no cliente, ou seja, que viajam muito, resolvemos trabalhar com um Kanban físico na parede e outro no Trello, ambos replicando a mesma estrutura. A diferença é que o Kanban no Trello é acompanhado diariamente pelas equipes e norteia tudo que está sendo feito, enquanto o Kanban na parede é atualizado uma vez por semana, em um dia e hora que são sagrados e que todos se programam para estar pessoalmente ou remotamente disponível para atualizá-lo.

Porém, se sua empresa possui uma estrutura para gerenciamento de projeto e todas as pessoas trabalham pessoalmente, talvez valha a pena ter um Kanban físico atualizado diariamente, de forma que o gerente do projeto consiga acompanhar todos os dias o que está acontecendo.

No Kanban físico o intuito de usar post its em uma parede é tornar o trabalho visual para que toda a equipe tenha noção do que está acontecendo e possa acompanhar o trabalho de cada integrante do time, podendo inclusive apoiar os colegas e de modo que todos consigam perceber como está o balanceamento de trabalho entre todos. Por isso, além da descrição do card, colocamos também fotinhos com o rostinho de cada um de nós, já que uma mesma pessoa pode trabalhar em mais de um projeto por semana e nós, os PMOs, precisamos ter um controle da carga de trabalho (workload) para saber quando redirecionar uma tarefa para outras pessoas.

Vejam nossas carinhas:

Os cards são colados na parede e seguem a estrutura abaixo:

Em adicional e para nosso senso de urgência, usamos adesivos redondos para indicar se uma tarefa é prioritária ou urgente, adesivos em formato de estrela para identificar quando se trata da entrega de um documento, e adesivos retangulares quando se trata apenas de uma atividade que deve ser realizada.

Utilizamos o conceito de “Data de Previsão de Início” pois todos os cards quando são criados necessariamente devem ter uma data. Só que devemos lembrar que os cards são inicialmente criados para compor o “To Do” e muitas vezes, o que em uma semana parecia que nossa sequência de entregas seria de um jeito, na semana seguinte poderá ocorrer mudanças de prioridades, fazendo com que uma “Previsão de Início” não se concretize com um “Início Real”. Além disso, incluímos o grau de dificuldade no card para que pessoas que estejam envolvidas em poucas tarefas, porém com um grau de complexidade maior, não sejam penalizadas por terem seus “rostos” em poucos cards. Para indicar o grau de complexidade, nós atribuímos notas de 1 a 5, sendo o número 1 atribuído à atividades/documentos menos complexos e 5 às mais complexas.

Nas nossas reuniões semanais a primeira coisa que fazemos é atualizar os cards que estão no “Doing” para ver se eles foram finalizados e movê-los para o “Done”. Quando há cards que, por alguma razão, vão permanecer no “Doing” naquela semana, buscamos entender os motivos, levantar ajuda e envolver outras pessoas quando necessário. Para os cads que por algum motivo permanecerão no “Doing”, entendemos e atribuímos novos prazos de modo que a gente não perca a data de início do card e a data de finalização da atividade/documento durante a tabulação dos dados.

Após atualizar o “Doing”, começamos a entender quais dos cards que estão no “To Do” podem ser movimentados para o “Doing” e, finalmente, entendemos com a equipe quais serão os próximos passos do projeto, para que possamos criar cards para compor o “To Do”.

É nesse momento que percebemos que algumas pessoas podem estar precisando de direcionamento e aproveitamos a oportunidade para abrir a metodologia, entender o momento do projeto e direcionar corretamente os próximos passos.

Como já dito, na TopperMinds utilizamos Sprints com duração de 1 mês para fazer o fechamento e análise das entregas, porém, o mais usual é fazer Sprints quinzenais, principalmente se o seu Kanban estiver direcionado para o desenvolvimento de um software.

Para ter um melhor controle de tudo o que foi feito na Sprint que passou, aqui na TopperMinds nós fazemos um controle em planilha contendo as seguintes informações: todas as entregas da Sprint separadas por projeto, por pessoa, grau de dificuldade e tempo médio para fazer cada atividade/documento. Depois de coletar todos esses dados por alguns períodos de tempo, é possível gerar gráficos e tabelas dinâmicas que vão norteando a evolução dos projetos e da produtividade da equipe.

Após a tabulação da Sprint conseguimos também entender os destaques do mês e premiá-los.

Vale ressaltar que a reunião de atualização do Kanban físico acontece de forma rápida e objetiva. Como todos os integrantes da equipe possuem seus respectivos Trellos atualizados diariamente, normalmente precisamos de apenas 15 minutos para atualizar todos os cards do Kanban físico e dar os direcionamentos necessários em cada projeto. O lema é não fazer atualizações de equipe ou planejamento durante essa reunião pois isso deve ser feito em outro momento dedicado.

Clique aqui para acessar o link do nosso Kanban no Trello.

No nosso próximo artigo vamos abordar outros rituais do SCRUM, como Backlog, Retrospectiva e refinamento da Sprint. Esses rituais são imprescindíveis para a concretização desse ciclo de trabalho e que seguimos com muita disciplina.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender um pouco mais sobre Kanban e a metodologia Agile a partir da nossa prática na TopperMinds e seja um incentivo para você criar a sua própria estrutura de acompanhamento e organização de projetos.


Adriana Ortiz é administradora e consultora especializada em projetos e processos de E-Commerce e em Gestão de Atendimento. Conhecedora das principais soluções tecnológicas para o mercado de e-commerce e ferramentas de gestão operacional, já prestou consultoria para grandes empresas como Volkswagen, Ferreira Costa, Grupo Líder, Zamboni, Salon Line, 00K e STR Eventos, idealizando e implementando projetos omnichannel em mercados B2B, B2C e B2B2C e aplicando ferramentas Agile e Lean no gerenciamento dos projetos. Possui MBA em Gestão e Engenharia de Produtos e Serviços pela USP, com certificação Green Belt pela Fundação Vanzolini. 

Larissa Topper é formada em relações internacionais, com certificação pela IBM como Agile Champion e pela ComSchool como gerente de E-commerce. Organizou e conduziu integralmente uma série de workshops e iniciativas Agile e atualmente trabalha como PMO dos projetos da TopperMinds, garantindo que estejam alinhados com as melhores práticas internacionais de gestão de projeto.

 


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